Política de tratamiento y protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) de Arquitectura y Concreto S.A.S.

Objetivo:

Arquitectura y Concreto S.A.S., identificada con Nit 800.093.117-3 está comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, contactos, aspirantes, empleados, aliados, proveedores, contratistas, personal de obra y todas aquellas personas que de una u otra forma tengan relación de forma directa o indirecta con la sociedad. Es por ello que ha adoptado la siguiente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

El presente documento está estructurado con el propósito de establecer los criterios y lineamientos corporativos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y en general, el debido tratamiento de los datos personales tratados por Arquitectura y Concreto S.A.S., de sus grupos de interés, así como de servir de guía fácil para garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que de ellas reciba, recolecte, o haya recolectado en calidad de Responsable o Encargado de la información en sus bases de datos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política y el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, y en especial, para la atención de consultas y reclamos frente al derecho de autodeterminación informática de las personas.

Con la aplicación de esta Política, Arquitectura y Concreto S.A.S. garantiza los derechos a la privacidad, intimidad y buen nombre de las personas objeto de tratamiento de sus datos personales y, en consecuencia, todas las actuaciones de la compañía se regirán por los principios de buena fe, legalidad, veracidad, transparencia, confidencialidad y seguridad de la información.

Esta Política de tratamiento y protección de datos personales es de obligatorio cumplimiento para todas las áreas de Arquitectura y Concreto S.A.S., y aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos tanto físicas como digitales de Arquitectura y Concreto S.A.S., quien actúa en calidad de Responsable y en los casos que aplique como Encargado del tratamiento de los datos personales, de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 reglamentado por el Decreto 1377 de 2013 compilado por el Decreto 1074 de 2015.

Definiciones:

Para los efectos del presente documento y atendiendo a los términos de la ley, deben tenerse presente de forma integral las siguientes definiciones:

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Almacenamiento de los datos: Corresponde a los dispositivos o elementos que se utilizan para guardar información digital o física, así como su procedimiento de almacenamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Consulta: Solicitud de información sobre los datos personales del Titular que se encuentran alojados en una base de datos, la cual es formulada por el Titular de los mismos o la persona autorizada para ello.

Dato personal: Cualquier información que pueda asociarse o identificar a una persona determinada (como su nombre o número de identificación) o determinable (como sus rasgos físicos).

Dato Público:Es el dato o la información (como estado civil, profesión u oficio) que puede estar contenida en registros o documentos públicos, tales como: gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Privado: Es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular de la información.

Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular, sino a cierto sector o grupo de personas.

Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Grupos de interés: Son los grupos en que se clasifican los Titulares de datos personales cuyo tratamiento es realizado por Arquitectura y Concreto.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento:Es un tercero, persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, es decir, por cuenta de Arquitectura y Concreto, quien le da instrucciones al tercero acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Circulación de los datos: Consiste en la movilización de la información tanto interna (entre las áreas de Arquitectura y Concreto), como externa (entre Arquitectura y Concreto y terceros).

Hábeas Data:Es la facultad que tiene el titular de los Datos Personales de exigir a las administradoras de estos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los Datos Personales, así como la limitación en su divulgación, publicación, transmisión o transferencia.

Reclamo: Petición o exigencia formulada por el titular de los datos personales o la persona autorizada para ello, alrededor de los datos personales incluidos en una base de datos.

Transferencia de Datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento.

Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia, con el objeto de que un Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Canales de Atención al Titular: Son los distintos medios que el Responsable y el(los) Encargado(s) han puesto a disposición de los titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Transferencia Internacional de datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra fuera del país.

Disposición final de los datos: Corresponde al tiempo de conservación, fecha y supresión de los datos, cuando finaliza el tratamiento de los mismos.

Principios:

Arquitectura y Concreto S.A.S. está comprometida en promover y garantizar los derechos a la privacidad, intimidad y buen nombre de las personas objeto de tratamiento de sus datos personales y, en consecuencia, se compromete a manejar los datos recolectados bajo los siguientes principios:

Legalidad: El tratamiento de datos siempre está sujeto a las disposiciones legales; debe hacerse de forma lícita, legítima o legal, bajo los términos de la ley.

Finalidad: El tratamiento debe tener un propósito específico y explícito que sea acorde a la Constitución y la ley. Éste debe ser informado al titular y aceptado por éste.

Libertad: El tratamiento de los datos personales solo se puede realizar con la autorización y el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

Principio de buena fe: Es uno de los principios fundamentales del derecho, y se entiende como el deber de proceder con lealtad en nuestras relaciones jurídicas, así como el derecho a esperar que los demás procedan en la misma forma.

Veracidad o calidad: Los datos personales deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.

Transparencia: Durante el tratamiento de los datos se debe garantizar al Titular la obtención y existencia de sus datos, en cualquier momento y sin restricciones.

Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo lo pueden hacer personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. La transmisión o transferencia de datos debe ser autorizada por el titular y ser realizada bajo las medidas de restricción y protección legal.

Seguridad: Se deberán tomar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de Datos Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive, después de finalizada su relación con Arquitectura y Concreto S.A.S., pudiendo solo revelar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Necesidad y Proporcionalidad Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, la cual debe ser comunicada al Titular. Deben ser adecuados, pertinentes y acordes con esas finalidades.

Temporalidad o Caducidad El periodo de conservación de los datos personales será el necesario que permita alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

Autorización para el tratamiento de datos personales:

Los Datos Personales que son incluidos en las bases de datos de Arquitectura y Concreto S.A.S., provienen de la información recolectada por los diferentes canales dispuestos por la compañía, previa autorización de su titular, en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole.

La compañía solicitará a los titulares de la información la autorización para el tratamiento de los mismos. La autorización deberá ser solicitada al momento de la recolección de los datos personales, de manera previa y expresa, indicando la finalidad para la cual están siendo recolectados los datos, los derechos que tienen como titulares de la información y los medios para ejercerlos, y dándole a conocer la presente política, la cual estará dispuesta y para la consulta permanente de todo el público en general en la página web www.arquitecturayconcreto.com.

La Autorización también podrá obtenerse por conductas inequívocas del Titular del dato personal, las cuales permitan concluir de manera razonable que este otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el Tratamiento. El consentimiento del Titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como: comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización como cuando se ingresa a las instalaciones de Arquitectura y Concreto a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.

Los datos personales recolectados por Arquitectura y Concreto S.A.S., son almacenados en medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados que garantizan niveles de seguridad de la información, procurando salvaguarda datos personales de los Titulares.

Arquitectura y Concreto conservará prueba de las autorizaciones de manera adecuada, respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información. Cuando no se cuente con la autorización previa y expresa del titular, Arquitectura y Concreto se abstendrá de realizar tratamiento alguno sobre los datos personales, salvo que se trate de alguno de los siguientes eventos, los cuales no es necesaria la autorización:

Adopción de medidas para la ejecución de un contrato celebrado con el Titular.

Datos de Naturaleza Pública.

Consultas en listas restrictivas para cumplimiento de políticas SAGRILAFT.

Envío de información requerida por una autoridad judicial o administrativa, en ejercicio de sus funciones.

Tratamiento para fines históricos, estadísticos o científicos.

Tratamiento de Datos Personales de naturaleza pública, o aquellos relacionados con el registro civil de las personas.

Bases de datos:

Arquitectura y Concreto S.A.S.cuenta con cinco (5) bases de datos personales, y la ubicación del titular del dato en una o varias de ellas dependen del relacionamiento con el responsable de la información.

Las bases de datos se denominan:

Empleados y/o aspirantes: Conformada por los titulares de información de quienes tienen, pueden llegar a tener, o tuvieron, una relación laboral con Arquitectura y Concreto S.A.S.

Clientes y/o Contactos: Conformada por los titulares de información a quienes Arquitectura y Concreto S.A.S.brinda, puede llegar a brindar, o ha brindado, bienes o servicios.

Proveedores y/o contratistas: Conformada por los titulares de información de quienes Arquitectura y Concreto S.A.S. recibe, o ha recibido, bienes o servicios.

Personal de obra: Conformada por los titulares personas naturales vinculadas a través de contratistas o proveedores para la ejecución de obras de Arquitectura y Concreto y que deben ingresar a sus instalaciones bajo el cumplimiento de medidas de seguridad y salud en el trabajo.

Titulares imágenes Videovigilancia: Conformada por los titulares de las imágenes que son capturadas por Arquitectura y Concreto S.A.S a través de las cámaras de videovigilancia instaladas en las sedes administrativas y salas de ventas.

Finalidades:

Los Datos Personales de los Titulares son recolectados y tratados por Arquitectura y Concreto S.A.S. en desarrollo de su objeto social y con las siguientes finalidades:

Proveedores y/o Contratistas:

La información solicitada al proveedor y/o contratista podrá incluir información de la persona natural o jurídica, según corresponda, y su Representante Legal, Contador, Revisor Fiscal, Agente Comercial, y cualquier colaborador que de forma directa o indirecta preste sus servicios y/o mano de obra en las instalaciones de Arquitectura y Concreto S.A.S. o sus proyectos, entre otros:

Realizar el proceso de selección y vinculación del proveedor y/o contratista, de conformidad con los procedimientos internos, los cuales son de tipo contable, financiero, comercial, logístico, de calidad entre otros.

Verificar antecedentes comerciales, reputacionales para el correcto funcionamiento del sistema SAGRILAFT, así como los relacionados con el fraude, la corrupción, el soborno nacional y transnacional y otras actividades ilegales, por parte del proveedor y/o contratista, y sus empleados, socios, aliados, entre otros, incluyendo cuando sea necesario, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen, voz, entre otros.

Realizar convenios y gestionar las relaciones contractuales.

Ofrecer productos y/o prestar servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con los avances tecnológicos y el perfil del proveedor y/o contratista.

Realizar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financieras.

Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del proveedor y/o contratista.

Responder a solicitudes de autoridades judiciales o administrativas competentes, procurando en todo caso divulgar sólo la información pertinente y necesaria para dar respuesta a la respectiva solicitud.

Consultar en las diferentes bases de datos de la seguridad social, de forma directa o a través de operadores de información PILA tales como ARUS (ENLACE OPERATIVO), SOI, MI PLANILLA, FEDECAJAS, entre otros, así como en las diferentes Cajas de Compensación, SENA, y demás bases de datos relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones laborales, de seguridad social, y parafiscales, a cargo del proveedor y/o contratista.

Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en la relación con proveedores y/o contratistas.

Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato y/o ordenes servicios.

Expedición de certificaciones contractuales

Gestionar y contestar peticiones, consultas, quejas, reclamos, respecto de los datos personales de los titulares y/o de cualquier naturaleza.

Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios, descuentos, promociones, a través de cualquier medio o canal, de acuerdo con y los avances tecnológicos.

Dar a conocer y participar de campañas y/o concursos promovidos por Arquitectura y Concreto relacionados con su objeto social.

Utilizar los datos personales, imágenes, videos, registros fílmicos de diferentes tipos tomados con su autorización para la realización de campañas promocionales de Arquitectura y Concreto. Estas fotos y/o videograbaciones podrán tratarse en formato o soporte material, en ediciones impresas o en medio electrónico, óptico, magnético, en redes, (Intranet e Internet), mensajes de datos o similares y en general para cualquier medio o soporte conocido o por conocer en el futuro.

Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco del objeto social de Arquitectura y Concreto S.A.S.

Arquitectura y Concreto S.A.S. podrá con la base de datos de proveedores y/o contratistas transmitir la información personal sobre sus Representantes Legales, su composición accionaria, Revisor Fiscal, entre otros, con compañías aliadas y/o cualquier persona o sociedad que haga parte del grupo empresarial de Arquitectura y Concreto S.A.S. y/o un vehículo jurídico que constituya, o en el cual se encuentre incluido Arquitectura y Concreto S.A.S. como parte de este o para garantizar la debida diligencia. También podrá transmitir la base de datos para el cumplimiento del objeto contractual y/o con terceros proveedores que permitan la actualización y depuración de la base de datos. Lo anterior teniendo en cuenta el debido control en los términos del decreto reglamentario 1377 de 2013 o la norma que lo adicione, modifique o sustituya y el capítulo VII. Transferencia y trasmisión de datos personales de la presente política.

Personal de obra:

La información personal recolectada del personal de obra se tratará con la finalidad de mantener el control del cumplimiento estricto de las normas de seguridad y salud en el trabajo, protección personal, cumplimiento de deberes emanados de la actividad desarrollada al interior de los proyectos. La información recolectada podrá incluir datos sensibles, específicamente datos relativos a la salud que resulten relevantes para determinar condiciones o restricciones a la actividad que el personal desarrolle al interior de las obras. Entre las finalidades se detallan de manera específica las siguientes:

Gestionar el procedimiento de ingreso del personal de obra.

Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el titular de los datos personales, con relación a las obligaciones del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Realizar actividades requeridas en materia de control, prevención y gestión de la seguridad y salud en el trabajo, así como la verificación de cumplimiento de obligaciones laborales en cabeza de los contratistas empleadores del personal de obra.

Consulta en listas para el cumplimiento del sistema SAGRILAFT y control de mecanismos y protocolos de seguridad y videovigilancia de la infraestructura y de las diferentes instalaciones de Arquitectura y Concreto y sus proyectos, incluyendo cuando sea necesario, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen, voz, entre otros.

Ofrecer programas de bienestar empresarial para contratistas y subcontratistas y empleados de subcontratistas, que abarquen el personal de obra, sus familiares, así como la comunicación de eventos y programas institucionales.

Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del personal de obra.

Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por el Gobierno Nacional para la realización de las actividades de obra en condiciones adecuadas de salubridad, como consecuencia de las pandemias, epidemias, u otras enfermedades.

Implementar y ejecutar los diferentes programas ordenados por el gobierno local, departamental, o nacional, en relación con la prevención de drogadicción, tabaquismo y alcoholismo, el acoso laboral, el acoso sexual, estrés, y cualquier otro riesgo psicosocial que pueda afectar de forma directa o indirecta al empleado y/o su grupo familiar.

Consultar los datos del personal de obra en las diferentes bases de datos de la seguridad social, de forma directa o a través de operadores de información PILA tales como ARUS (ENLACE OPERATIVO), SOI, MI PLANILLA, FEDECAJAS, entre otros, así como en las diferentes Cajas de Compensación para verificar la correcta afiliación como requisito para ingresar a la obra.

Consultar los datos de las incapacidades ante las EPS, ARL o entidades prestadoras de servicios médicos autorizados.

Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios, descuentos, promociones, a través de cualquier medio o canal, de acuerdo con y los avances tecnológicos.

Dar a conocer y participar de campañas y/o concursos promovidos por Arquitectura y Concreto relacionados con su objeto social.

Captura y uso de fotografías y/o videograbación con sus datos para ser publicada en repositorios de la compañía o a quienes ésta transfiera o transmita en los términos de la Ley 1581 de 2022 y su decreto reglamentario, como redes sociales tales como Twitter, Instagram, Youtube, Facebook, Tik Tok, u otras conocidas o por conocer, la página web de Arquitectura y Concreto e inclusive para la publicación en medios impresos y/o publicitarios de gran o pequeño formato.

Gestionar y contestar peticiones, consultas, quejas, reclamos, respecto de los datos personales de los titulares y/o de cualquier naturaleza.

Empleados y/o aspirantes:

La información que Arquitectura y Concreto S.A.S. recolecte de aspirantes a cargos es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.

Los datos personales suministrados por los aspirantes y los obtenidos en el proceso de selección solo serán utilizados para los fines de su participación en el mismo.

En cuanto al tratamiento de los datos personales de los empleados, este tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por Arquitectura y Concreto S.A.S.:

Adelantar procesos de selección, admisión e ingreso de personal para ocupar las diferentes vacantes que se presenten al interior de la compañía y/o sus filiales, lo que incluye la trasmisión de la información personal del aspirante a los aliados externos que colaboran con las pruebas que conforman el proceso de selección, tales como, psicólogos, poligrafistas, empresas de servicios médicos, empresas especializadas en cursos de alturas y seguridad y salud en el trabajo, entre otros atendiendo el debido control y diligencia en los términos del decreto reglamentario 1377 de 2013 o la norma que lo adicione, modifique o sustituya.

Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el titular de los datos personales, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, según lo disponga la ley.

Afiliación a contratos de cobertura en pólizas colectivas.

Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el titular de los datos personales, en relación con la ejecución del contrato laboral.

Realizar actividades requeridas por el área administrativa, incluyendo, pero sin limitarse a: la identificación plena del empleado, archivo y manejo de su información de contacto y de su información familiar, médica, académica y profesional.

Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares, así como la comunicación de eventos y programas institucionales.

Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información de los empleados.

Emitir certificaciones de ingresos, retenciones y certificados laborales relativas a su condición de empleado.

Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por el Gobierno Nacional para la realización de las actividades laborales y productivas en condiciones adecuadas de salubridad, como consecuencia de las pandemias, epidemias, u otras enfermedades.

Conocer y hacer seguimiento al estado de salud de los empleados.

Consultar los datos personales de los empleados en las diferentes bases de datos de la seguridad social, de forma directa o a través de operadores de información PILA tales como ARUS (ENLACE OPERATIVO), SOI, MI PLANILLA, FEDECAJAS, entre otros, así como en las diferentes Cajas de Compensación.

Consultar los datos de las incapacidades de los empleados ante las EPS, ARL o entidades prestadoras de servicios médicos autorizados.

Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios, descuentos, promociones, a través de cualquier medio o canal, de acuerdo con y los avances tecnológicos y el perfil del cliente.

Dar a conocer y participar de campañas y/o concursos promovidos por Arquitectura y Concreto relacionados con su objeto social.

Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios, descuentos, promociones, a través de cualquier medio o canal, de acuerdo con y los avances tecnológicos.

Dar a conocer y participar de campañas y/o concursos promovidos por Arquitectura y Concreto relacionados con su objeto social.

Gestionar y contestar peticiones, consultas, quejas, reclamos, respecto de los datos personales de los titulares y/o de cualquier naturaleza.

Arquitectura y Concreto S.A.S. podrá trasmitir información de sus empleados, con proveedores, consultores y contratistas con los que la Compañía desarrolle actividades para el bienestar financiero y en cumplimiento legal. También podrá transmitir y/o transferir los datos personales de los empleados, cuando se tenga un vínculo contractual y/o legal, con compañías aliadas y/o cualquier persona o sociedad que haga parte del grupo empresarial de Arquitectura y Concreto S.A.S. y/o un vehículo jurídico que constituya, o en el cual se encuentre incluido Arquitectura y Concreto S.A.S. como parte de este. Lo anterior teniendo en cuenta el debido control en los términos del decreto reglamentario 1377 de 2013 o la norma que lo adicione, modifique o sustituya y el capítulo VII. Transferencia y trasmisión de datos personales de la presente política.

Clientes y/o Contactos:

Dar a conocer y participar de campañas y/o concursos promovidos por Arquitectura y Concreto relacionados con su objeto social.

Solicitar información de sus familias para el desarrollo de las campañas, eventos y/o concursos promovidos por Arquitectura y Concreto.

Captura y uso de fotografías y/o videograbación con sus datos para ser publicada en repositorios de la compañía o a quienes esta transfiera o trasmita en los términos de la Ley 1581 de 2022 y su decreto reglamentario, como redes sociales tales como Twitter, Instagram, Youtube, Facebook, Tik Tok, u otras conocidas o por conocer, la página web de Arquitectura y Concreto e inclusive para la publicación en medios impresos y/o publicitarios de gran o pequeño formato.

Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente, incluyendo cuando sea necesario, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen, voz, entre otros.

Consultar en listas restrictivas para el cumplimiento de políticas SAGRILAFT.

Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos

Realizar encuestas, estudios, confirmación de datos personales, envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización, mejora de los servicios, envío de extractos, estados de cuenta o facturas.

Consultar datos personales de clientes y/o potenciales clientes, en las diferentes bases de datos de la seguridad social, de forma directa o a través de operadores de información PILA tales como ARUS (ENLACE OPERATIVO), SOI, MI PLANILLA, FEDECAJAS, o quien haga sus veces, entre otros, así como en las diferentes Cajas de Compensación y Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales (SISBEN).

Cumplir con las obligaciones que surgen de la relación contractual.

Gestionar y contestar peticiones, consultas, quejas, reclamos, respecto de los datos personales de los titulares y/o de cualquier naturaleza (ventas, servicio postventa, servicio al cliente, entre otros).

Transferir y/o transmitir datos de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele-mercadeo, investigación de mercados y/o cuando se tercerice la comercialización y los trámites de los proyectos inmobiliarios.

En cuanto a los audios y videos de vigilancia instalados en las instalaciones de Arquitectura y Concreto S.A.S. y/o capturadas en las llamadas telefónicas, son utilizados para efectos de protección, control y calidad. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad, control interno y calidad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser usada como prueba en cualquier proceso, judicial o administrativo y podrá ser suministrada a las autoridades previo requerimiento de estas.

Arquitectura y Concreto podrá transferir o transmitir los datos de contacto a las compañías aliadas y/o cualquier persona o sociedad que haga parte del grupo empresarial y/o un vehículo jurídico que constituya, o en el cual se encuentre incluido Arquitectura y Concreto S.A.S. como parte de este, para ofrecer sus productos o servicios. También podrá Transmitir y/o transferir los datos personales con la(s) entidad(es) financiera(s), intermediarios bancarios y/o Bancos, con el fin de que estas puedan hacer proyección y análisis de viabilidad de créditos, ofrecer productos y servicios financieros, y en general, realizar ofertas comerciales y de financiación para la adquisición de unidades inmobiliarias con Arquitectura y Concreto. Podrá igualmente Transmitir datos de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y/o cuando se tercerice la comercialización y los trámites de los proyectos inmobiliarios. Lo anterior teniendo en cuenta el debido control en los términos del decreto reglamentario 1377 de 2013 o la norma que lo adicione, modifique o sustituya y el capítulo VII. Transferencia y transmisión de datos personales de la presente política.

Titulares imágenes Videovigilancia:

Los sistemas de Videovigilancia se encuentran instalados en las sedes administrativas de Arquitectura y Concreto S.A.S. y en las salas de venta:

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad, control interno y calidad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser usada como prueba en cualquier proceso, judicial o administrativo y podrá ser suministrada a las autoridades previo requerimiento de estas.

Tratamiento de las bases de datos.

Arquitectura y Concreto S.A.S., no está obligada a recoger y tratar datos personales por ninguna ley de la República de Colombia, pero toda vez que lo hace para cumplir las finalidades antes dichas, se somete y cumple establecido en la ley 1581 de 2012, decreto reglamentario y demás normas que lo modifiquen y/o sustituyan.

Arquitectura y Concreto S.A.S., almacena y administra sus bases de datos en forma automatizada, ya que lo hace con la ayuda de herramientas electrónicas o Informáticas.

El Tratamiento que llevará a cabo el Responsable de las Bases de Datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como con lo establecido en la presente Política y las respectivas autorizaciones de Tratamiento de Datos Personales.

En desarrollo de las finalidades antes descritas, Arquitectura y Concreto recolecta y da tratamiento a los siguientes datos personales, según la base de datos en la que se clasifique el titular de la información:

Nombre o razón social, cédula o NIT, número telefónico fijo, número telefónico celular, correo electrónico, redes sociales, profesión, arte, oficio o actividad económica, referencias financieras, referencias comerciales, referencias personales, estados financieros, declaraciones tributarias, dirección de residencia, lugar y fecha de nacimiento, información socioeconómica, estado civil, género, edad, datos biométricos, antecedentes judiciales o disciplinarios, información laboral y académica, información de salud, imagen y videos, datos sensibles, datos de sus familias entre otros.

Categoría especial de datos.

Datos sensibles:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Arquitectura y Concreto para la recolección y tratamiento de los datos sensibles atenderá los siguientes requisitos:

Se prohíbe el Tratamiento de los datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Autorización Especial:

Arquitectura y Concreto informará a través de los diversos medios y obtención de datos sensibles a todos los titulares, en virtud de la ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias lo siguiente:

a) Informará al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

b) Informará al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

c) No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.

Para la recolección de datos de niños, niñas y adolescentes:

Arquitectura y Concreto conoce y atiende que el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, por lo tanto en el evento que llegaré a recolectar estos datos tendrá en cuenta los siguiente parámetros y requisitos:

a) Que el tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes

b) Que el tratamiento asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, procederá con la obtención de la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente para la captura, almacenamiento, envío a terceros y uso de los datos, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Transferencia y transmisión de datos personales

Arquitectura y Concreto S.A.S. podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

Teniendo en cuenta lo anterior, en los casos en que Arquitectura y Concreto transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

1. Alcances del tratamiento

2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,

3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.

Los encargados de los datos deberán comprometerse a dar a aplicación a las obligaciones de Arquitectura y Concreto como responsable de los datos bajo la presente política de Tratamiento y Protección de datos personales conforme las finalidades que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

1. Dar tratamientos de los datos en nombre del conforme los principios establecidos en la presente política y las leyes vigentes.

2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

En el caso de realizar transferencia de datos personales deberá atenderse las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 su decreto reglamentario y demás normas que lo modifiquen y/o sustituyan

Arquitectura y Concreto como Encargado del Tratamiento de Datos Personales:

Arquitectura y Concreto podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

Derechos de los titulares de información tratada por Arquitectura y Concreto S.A.S.

Arquitectura y Concreto S.A.S., en los términos de la ley, le garantiza y da a conocer al titular de los datos personales los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada a Arquitectura y Concreto S.A.S.salvo cuando se exceptúe como requisito para el Tratamiento en los términos de la ley;

Ser informado por Arquitectura y Concreto S.A.S.o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la protección y tratamiento de la información personal.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento de la información personal.

La persona responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: Arquitectura y Concreto S.A.S.

• NIT: 800.093.117-3

• CIIU: 4111, 4112, 4290, 4210.

• Domicilio: Medellín, Antioquia.

• Dirección física: Calle 3 sur Nro. 43ª-52 Oficina 1801

• Email: protecciondedatos@arquitecturayconcreto.com

• Teléfono fijo: (+574) 3123618

Deberes del Responsable y Encargado del tratamiento de la información personal.

En los términos de la ley son deberes de Arquitectura y Concreto S.A.S. como responsable,de cara a los datos personales:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, en caso de que exista, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Son deberes de Arquitectura y Concreto S.A.S. como encargado,de cara a los datos personales:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;.

Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.

Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Canales de atención al titular

Los medios que Arquitectura y Concreto S.A.S., ha puesto a disposición de los titulares de información (Proveedores, Clientes, Empleados) para la atención de sus consultas, peticiones y reclamos son los siguientes:

Sitio web:www.arquitecturayconcreto.com

Correo electrónico: protecciondedatos@arquitecturayconcreto.com

Punto de atención personal: Calle 3 sur Nro. 43ª-52. Oficina 1801. Edificio 43 Avenida - Medellín (Antioquia)

Telefónicamente: (604) 3123618

Procedimiento de atención a los titulares de información de los Datos Personales para de sus derechos:

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Para la radicación y atención de la solicitud, el Titular de la Información deberá suministrar la siguiente información:

Nombres completos y apellidos

Número de identificación

Datos de Contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)

Medios para recibir respuesta a la solicitud

Motivo/Hecho que da lugar a la solicitud con una breve descripción del derecho que desea ejercer (Conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimirla, acceder a la información)

Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Arquitectura y Concreto S.A.S. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por cualquiera de los canales antes señalados y se deberá crear y conservar evidencia de ello. La consulta se formulará mediante solicitud dirigida a Arquitectura y Concreto S.A.S., o al Encargado del Tratamiento, y deberá contener la información indicada anteriormente. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de Arquitectura y Concreto S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Arquitectura y Concreto S.A.S., o al Encargado del Tratamiento, y deberá contener la información indicada anteriormente y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Medidas de seguridad de la Información.

Las medidas de control implementadas por Arquitectura y Concreto S.A.S., para la protección de la información contenida en las bases de datos comprenden la asignación de responsabilidades y autorizaciones en materia de tratamiento de información personal, la implementación de acuerdos de confidencialidad con las personas que manejan o tienen acceso a la información personal, acuerdos de transmisión de datos, control de seguridad para el recurso humano una vez finalizado el contrato de trabajo, consistente en la restricción al acceso a la información personal tratada por Arquitectura y Concreto S.A.S.

Se hace hincapié en estas políticas de control y protección:

La información tratada por Arquitectura y Concreto S.A.S., se realiza solo por sus empleados y para las finalidades aquí establecidas.

Los empleados de Arquitectura y Concreto S.A.S., no pueden realizar copias de la información personal tratada por Arquitectura y Concreto S.A.S.

Los empleados de Arquitectura y Concreto S.A.S., no tienen acceso remoto a la información personal tratada por Arquitectura y Concreto S.A.S.

Para lo anterior Arquitectura y Concreto cuenta con la presente política y una serie de procedimientos para el adecuado cumplimiento de la protección de datos y su seguridad.

Actualización de la información contenida en las bases de datos.

Arquitectura y Concreto S.A.S.realizará actualización de la información contenida en las bases de datos previo reporte de los titulares de la misma o verificación de Arquitectura y Concreto S.A.S.y en los términos de la ley.

Medidas de protección de la intimidad de los consumidores con fundamento en la Ley 2300 de 2023.

La información personal de los consumidores vinculados a las bases de datos de Arquitectura y Concreto S.A.S., esto es, los clientes potenciales, anteriores y actuales que sean contactados a través de sus diferentes medios informados a la compañía, será tratada siempre en los términos previstos por la Ley 2300 de 2023, para efectos de la remisión de comunicaciones de índole comercial.

Para actividades de cobranza, el contacto se realizará a los canales que los clientes autoricen para tal efecto. Dicha autorización se hará constar en los documentos de vinculación como cliente o documentos anexos o posteriores. La gestión de cobranza no podrá realizarse mediante varios canales dentro de una misma semana ni en más de una ocasión durante el mismo día, respetando el horario para ello de lunes a viernes y de 7:00 am a 7:00 pm, y sábados de 8:00 am a 3:00 pm, excluyendo cualquier tipo de contacto para estos fines los domingos y días festivos. La modificación de estas condiciones, de aceptarse por el cliente, constará en documento independiente y posterior a la formalización de la vinculación comercial.

El envío de información con carácter comercial y publicitario para la promoción de productos, campañas y demás actividades de mercado a realizar, incluyendo mensajes de texto, mensajes web, correos electrónicos y llamadas, que tengan como destinatarios a los Titulares de la base de datos de clientes, podrán realizarse solo de lunes a viernes y de 7:00 am a 7:00 pm, y sábados de 8:00 am a 3:00 pm.

Cuando se formalice una relación comercial con clientes o cuando se ingrese a oficinas o instalaciones de Arquitectura y Concreto, no se podrá exigir al cliente consumidor la aceptación de recibo de mensajes comerciales publicitarios. Solo estará obligado el cliente al recibo de información estrictamente relacionada con el bien o servicio adquirido. Por lo tanto, los clientes deberán aceptar el tratamiento de sus datos personales con fines publicitarios de manera expresa.

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de las bases de datos.

Este es el texto del Manual de políticas y procedimientos internos para el tratamiento y protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) de Arquitectura y Concreto S.A.S. el cual fue elaborado bajo la instrucción y supervisión de la administración, para que produjese efectos en los términos de la ley; entró en vigencia el 01/09/2016 y el periodo de vigencia de las bases de datos de Arquitectura y Concreto S.A.S.es durante la vigencia de la relación contractual y veinte (20) años más. En el caso de los datos donde no existe una relación contractual el periodo de vigencia de los datos en las bases de datos es por veinte (20) años.

La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al inicio de este documento.

Esta Política puede ser modificada en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de Datos Personales. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la Política, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento comunicará estos cambios al Titular a más tardar al momento de implementarlos a través del sitio web www.arquitecturayconcreto.com donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia.

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.